Sådan skaber du et intelligent kontor og får mere tilfredse medarbejdere
De fleste, der arbejder i kontormiljøer, deler samme frustration. Mødelokaler bookes, men står tomme, når man er kommet på plads i mødelokalet, går der mindst 10 minutter, inden al teknik er i gang, og telefonmøder, der går i kludder, er mere reglen end undtagelsen.
Det koster alt sammen penge og gør medarbejderne frustrerede. De tekniske løsninger skal blive smartere for at møde brugernes krav og skabe en mere effektiv og harmonisk arbejdsplads.
– Vi kalder det her for intelligente rum. Målet er at forbedre brugernes oplevelse og skabe vaner, der øger produktiviteten og udnyttelsen af lokalerne, siger Kristian Bjørnskov, Category Manager hos HPE Aruba Networking
En moderne arbejdsplads skal være fleksibel og gøre det muligt at holde en høj produktivitet i mange forskellige situationer. Intelligente rum betyder, at arbejdspladsen, hvor mødelokaler spiller en central rolle, udnyttes bedre, og medarbejderne kan være mere produktive.
– Ved hjælp af intelligente systemer og sensorer i kontorlandskabet får medarbejderen et personligt og tilpasset miljø, som gør, at arbejdsdagen forløber glattere uden afbrydelser og tekniske problemer.
Men intelligente rum behøver ikke bare være et kontor; teknikken kan anvendes i mange forskellige typer af miljøer. Uanset hvilket der er tale om, handler det om at møde brugerne på en platform, de allerede anvender, f.eks. deres smartphones. Hvis der kræves separate værktøjer, øger det kompleksiteten, og så vil løsningen formentlig ikke blive brugt.
– Så bliver det ligesom med betalingen via QR-koder ved kassen i supermarkedet eller den digitale nøgle til at åbne bilen – ingen af platformerne gjorde det nemmere for brugeren, og begge floppede.
Fremtidens trend er tydelig. Positionering og sensorer vil blive brugt stadig mere til at lave smartere løsninger for kunder og brugere. Teknikken gør det også muligt at centralisere ressourcerne og øge effektiviteten i mange virksomheder.
– Det vigtigste er at have et klart mål for øje med brugeren i fokus. I sidste ende gør det både indførelsen af tjenesten og brugerens hverdag nemmere, slutter Kristian Bjørnskov.
6 fordele ved et intelligent kontor
Før: Mødelokalerne er fuldt booket – men de står tomme.
Efter: Mødelokalerne og andre steder anvendes effektivt.
Før: Det tager ca. 10 minutter, inden man overhovedet kommer i gang med mødet. En masse tid går med at starte telefonkonferencen, sætte teknikken i gang i rummet og få styr på kablerne.
Efter: Alle tilsluttes automatisk mødet, og deler skærme, når de går ind i mødelokalet.
Før: Mødedeltagerne på stedet og de, der er med på afstand, har helt forskellige oplevelser af mødet.
Efter: Mødedeltagerne på stedet og de, der er med på afstand, har samme oplevelse af mødet.
Før: Mødet afbrydes, fordi det ikke fremgår noget sted, at lokalet er booket.
Efter: Digitale skilte viser lokalets status i realtid.
Før: Dokumentation fra mødet er forsinket eller kommer slet ikke.
Efter: Dokumentationen fra mødet deles, umiddelbart efter at mødet er færdigt.
Før: Der er ingen data, som viser, hvor meget lokalet anvendes og hvornår.
Efter: Du har adgang til alle måledata om udnyttelsen af lokalet og kan optimere virksomheden.