Slik skaper du et intelligent kontor og får mer fornøyde medarbeidere
De fleste som arbeider i kontormiljø deler samme frustrasjon. Konferanserom bookes, men står tomme; det tar det minst 10 minutter før all teknikk er i gang etter at alle er vel på plass i konferanserommet; og telefonkonferanser som rett og slett fungerer dårlig.
Dette koster penger og gjør medarbeiderne frustrerte. De tekniske løsningene må bli smartere for å møte brukernes krav og skape en mer effektiv og harmonisk arbeidsplass.
– Vi kaller dette det intelligente rom. Målet er å øke brukernes opplevelse og skape vaner som øker produktiviteten og utnyttelsen av lokalene, sier Marcus Bäckrud, Category Manager i Aruba.
En moderne arbeidsplass må være fleksibel og gjøre det mulig å holde høy produktivitet i mange ulike situasjoner. Intelligente rom gir bedre utnyttelse av arbeidsplassen, der møterom spiller en sentral rolle, og gjør at medarbeiderne kan være mer produktive.
– Ved hjelp av intelligente systemer og sensorer i kontorlandskapet får medarbeideren et personlig og tilpasset miljø som gir bedre flyt i arbeidsdagen, uten avbrudd og tekniske problemer.
Men intelligente rom trenger ikke være nettopp et kontor, teknologien kan brukes i mange ulike typer miljøer. Uansett hvilket, handler det om å møte brukerne på en plattform de allerede bruker, som via smarttelefonene deres. Hvis separate verktøy er nødvendig, øker det kompleksiteten, og løsningen blir sannsynligvis ikke brukt.
– Da blir det som med betalingen via QR-koder i kassen når du handler mat, eller en digital nøkkel for å åpne bilen – ingen av plattformene forenkler prosessen for brukeren, og begge floppet.
Trenden fremover er tydelig. Bruken av posisjonering og sensorer kommer til å øke i omfang, for å bygge smartere løsninger for kunder og brukere. Teknologien gjør det også mulig å sentralisere ressurser og øke effektiviteten i mange virksomheter.
– Det viktigste er å ha et tydelig målbilde med brukeren i fokus. I siste instans forenkler det både innføringen av tjenesten og brukerens hverdag, avslutter Marcus Bäckrud.
6 fordeler med et intelligent kontor
Før:Møterommene er fullbooket – men ingen er der.
Etter:Møterommene og andre lokaler brukes effektivt.
Før: Det tar ca. 10 minutter bare å komme i gang med møtet. En masse tid går med til å starte opp telefonkonferansen, få i gang det tekniske i rommet og koble kablene riktig.
Etter: Alle kobles automatisk til møtet og deler skjermer når de går inn i møterommet.
Før: Møtedeltakere på stedet og eksterne deltakere har helt forskjellig opplevelse av møtet.
Etter: Møtedeltakere på stedet og eksterne deltakere har samme opplevelse av møtet.
Før: Møtene avbrytes fordi det ikke fremgår noe sted at rommet er booket.
Efter: Digitale skilt viser rommets status i sanntid.
Før: Dokumentasjon fra møtet er forsinket eller kommer ikke i det hele tatt.
Etter: Dokumentasjonen fra møtet deles rett etter at møtet er avsluttet.
Før: Det finnes ingen data som viser hvor mye rommet brukes, og når.
Etter: Du har alle måledata for bruk av lokalet og kan optimere virksomheten.